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So gelingt die perfekte Digitalkonferenz

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Onlinemeeting und Webinare - So gelingt die perfekte Digitalkonferenz

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Viele Menschen arbeiten im Homeoffice - mit Auswirkungen auf Konferenzen und Versammlungen, die oft online stattfinden. Was für ein gelungenes virtuelles Treffen zu beachten ist.

Der niederländische Minister Wopke Hoekstra bei der Videokonferenz der EU-Finanzminister, bezüglich des finanziellen Rettungspaketes in der Corona-Krise
Auch in der Politik finden Konferenzen gerade häufig online statt. Wie hier ein Treffen der Euro-Finanzminister.
Quelle: epa

Ob die Jahreshauptversammlung des Kleingartenvereins oder das Seminarwochenende zum Thema E-Mobilität - viele Veranstaltungen werden 2020 ins Netz verlegt.

Wichtig für die Organisation

Natürlich brauchen Sie ein geeignetes Videokonferenz-Tool - in den vergangenen Monaten sind zahlreiche Programme auf den Markt gekommen. Die großen Player wie Adobe, Google oder Microsoft haben eigene Lösungen im Angebot. Doch egal, für welche Software Sie sich entscheiden: Wichtig ist, das Programm im vorhinein umfangreich zu testen und alle Funktionen kennen zu lernen.

Ansonsten brauchen Sie natürlich einen Computer mit stabiler Internetverbindung. Außerdem dürfen Webcam und Mikrofon nicht fehlen. Noch ein Pro-Tipp für das perfekte Gelingen: Besonders flüssig läuft die Konferenz, wenn es eine extra Ansprechperson für technische Pannen gibt. So können Teilnehmer ihre individuellen Probleme bilateral klären und die Präsentation muss nicht ständig unterbrochen werden.

Wie gut ist der Zugang zu schnellem Internet in Deutschland?

Wichtig für die Teilnahme

Meetings und Konferenzen im Netz sparen nicht nur Kosten und Zeit - sie können auch sehr effektiv sein. Doch dafür müssen alle an einem Strang ziehen. Auch die Teilnehmer haben einiges zu beachten:  Im Vorfeld kann es hilfreich sein, die Agenda Schritt für Schritt durchzugehen und Fragen vorzubereiten.

Und denken Sie daran: Bei vielen Konferenz werden andere Teilnehmer und Teilnehmerinnen Sie sehen und hören. Also: Achten Sie auf Ihren Bildausschnitt und die passende Kleidung und schalten Sie am besten Ihr Mikrofon stumm, solange Sie nur zuhören - so verringern Sie auch das Risiko von Rückkopplungen.

Ob im Homeoffice oder privaten zum Kaffeeklatsch: Viele verlegen seit der Corona-Krise ihre Treffen und Sitzungen ins Internet. Wir haben die dazu benötigte Software getestet.

Beitragslänge:
2 min
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Wichtig für Abstimmungen

Viele Vereine und andere Institutionen stehen aktuell vor dem Problem, dass ein neuer Vorstand gewählt werden muss oder eine neue Satzung verabschiedet werden soll. Auch für geheime Wahlen gibt es mittlerweile Software-Lösungen.

Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, gehen Sie sicher, dass eine anonyme Wahl möglich ist. Manche Programme lassen sich direkt in Ihre Website integrieren, bei anderen bekommen Sie einen Link zur Abstimmung - den können Sie zum Beispiel in den Konferenz-Chat stellen.

Anlässlich des bundesweiten Digitaltages 2020 stellen wir das Projekt "Dorf.Zukunft.Digital" aus Nordrhein-Westfalen vor, bei dem sich Menschen aus 30 Dörfern stärker vernetzen.

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2 min
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Wichtig beim Thema Datenschutz

Auch bei Online-Konferenzen gilt: Der Schutz von personenbezogenen Daten ist essenziell. Bei vielen Tools können die Datenschutzeinstellungen manuell angepasst werden. Beispielsweise sollten Sie davon absehen, die Konferenz automatisch aufnehmen zu lassen.

Auch sollten Sie kontrollieren, ob Chatverläufe gespeichert werden - und vor allem wie lange. Wenn Sie Teile Ihrer Konferenz aufnehmen wollen, müssen die abgebildeten Teilnehmer im vorhinein gefragt werden.

Tastatur und Bildschirm mit Passwortabfrage.

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