Sie sind hier:

Wie lange wichtige Unterlagen aufbewahren?

Checkliste: Aufbewahrungsfristen für Dokumente

von Lena Breuer

In Privathaushalten stapeln sich die Aktenordner. Denn Urkunden, Zeugnisse, Verträge, Kontoauszüge, Steuerbescheide unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen. WISO zeigt, wie lange Sie wichtige Dokumente aufbewahren sollten, und was schneller weg kann.

something
4 min
something
11.05.2020
Video verfügbar bis 11.05.2021

Was im Büro selbstverständlich ist, muss zu Hause nicht automatisch klappen. Das Sortieren und Ablegen von Dokumenten. Auf privaten Schreibtischen herrscht das Chaos. Während die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen den Papierkram bereits digital verarbeitet, stapeln sich in Privathaushalten die Aktenordner. Denn Urkunden, Zeugnisse, Verträge, Kontoauszüge, Steuerbescheide sollen immer griffbereit sein. Muss das wirklich so sein?

Welche Unterlagen sollten Sie wie lange aufbewahren?

Wichtig ist zunächst die Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Belegen

  • für geschäftliche Belege und Dokumente gelten ganz andere, meist längere Aufbewahrungsfristen.
  • Aber auch private Belege sollten nicht sofort weggeworfen werden. Hier gibt es in der Regel zwar keine Aufbewahrungspflicht, aber Empfehlungen.

Mindestens zwei Jahre aufbewahren

  • Kaufverträge, Kassenbons, Rechnungen und Garantieunterlagen sollten sie mindestens zwei Jahre aufbewahren – denn die gesetzliche Gewährleistungspflicht läuft erst dann ab.
  • Quittungen von Gegenständen, die einen hohen Wert haben und über die Hausratversicherung abgesichert sind (wie zum Beispiel Fahrräder) sollten Sie sogar noch länger aufbewahren, denn dann können Sie im Versicherungsfall den Wert nachweisen.
  • Handwerkerrechnungen müssen mindestens zwei Jahre, in einigen Fällen sogar bis zu drei Jahre aufbewahrt werden, dafür gibt es gesetzliche Vorschriften um Schwarzarbeit zu vermeiden.

Achtung beim Hausbau

Alle Quittungen und Rechnungen, die im Zuge eines Hausbaus entstanden sind, gelten als aufbewahrungspflichtig – das sind vor allem Handwerkerrechnungen, planerische Leistungen und Reinigungsarbeiten. Am besten gar nicht wegwerfen!

Was gilt bei Kontoauszügen?

Für Privatkunden gibt es keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge – theoretisch können Sie die Kontoauszüge sofort entsorgen. Aber: Gerade bei größeren Anschaffungen und Onlinekäufen dienen Kontoauszüge noch einmal zusätzlich als Beleg – deshalb sollten Sie sie mindestens zwei, eher drei Jahre aufbewahren.

Was gilt für Versicherungs- und Mietunterlagen?

Solange die Verträge noch laufen, sollten Sie die Unterlagen immer zu Hand haben. Nach Ablauf eines Versicherungsvertrages oder nach der Kündigung eines Mietverhältnisses sollten sie die Unterlagen noch drei Jahre aufbewahren – so lange gibt es eine Verjährungsfrist.                       

Mindestens zehn Jahre Aufbewahrungsfrist

Alle steuerlich relevanten Belege, Gehaltsabrechnungen und Quittungen, die für das Finanzamt relevant sind, sollten Sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Diese Unterlagen können Sie auch ohne Probleme digital archivieren. Eine gut lesbare Kopie, auf einer externen Festplatte oder einer digitalen Cloud abgepeichert, sichert sie zusätzlich ab. Achten Sie bei digitalen Speicherangeboten auf den Sitz des Unternehmens – Anbieter aus Deutschland oder der EU müssen strengere Datenschutzregeln einhalten.

Wichtige Dokumente lebenslang aufbewahren

  • Geburtsurkunden, Heiratsurkunden – solche standesamtlichen Dokumente sollten Sie niemals wegwerfen.
  • Genau wie alle Renten und Sozialversicherungsunterlagen und Ihre Zeugnisse.
  • Auch Dokumente über Immobilienkäufe, Grundbuchauszüge,
  • Krankenversicherungsunterlagen und ärztliche Befunde sollten niemals im Papierkorb landen,
  • das gleiche gilt für Darlehensverträge.

Und auch hier gilt: Mit einer digitalen Kopie sind sie doppelt abgesichert – sollten die Originaldokumente dann doch einmal abhanden kommen.

WISO-Tipps

Gemerkt auf Mein ZDF! Merken beendet Bewertet! Bewertung entfernt Zur Merkliste hinzugefügt! Merken beendet Embed-Code kopieren HTML-Code zum Einbetten des Videos in der Zwischenablage gespeichert.
Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen des ZDF.

Um zu verstehen, wie unsere Webseite genutzt wird und um dir ein interessenbezogenes Angebot präsentieren zu können, nutzen wir Cookies und andere Techniken. Hier kannst du mehr erfahren und hier widersprechen.

Um Sendungen mit einer Altersbeschränkung zu jeder Tageszeit anzuschauen, kannst du jetzt eine Altersprüfung durchführen. Dafür benötigst du dein Ausweisdokument.

Du wechselst in den Kinderbereich und bewegst dich mit deinem Kinderprofil weiter.